Allgemeine Nutzungsbedingungen für FUTURA Engineering
1. Einführung
Die Futura Solutions GmbH (im Weiteren ‚Futura Solutions‘ genannt) entwickelt und betreibt die Cloud-basierte Einkaufs- und Beschaffungsplattform FUTURA®, über die Geschäftsprozesse zwischen Einkäufern (im Weiteren ‚Kunde‘ genannt) und externen Akteuren, d. h. Dienstleistern, Partnern und Lieferanten (im Weiteren ‚Nutzer‘ genannt) digital vernetzt werden. Diese technische, mittels eines Browsers bereitgestellte Kommunikationsbasis ermöglicht einen Austausch von Informationen und Dokumenten (im Weiteren ‚Informationen‘ genannt) zur Zusammenarbeit.
2. Gegenstand der Bedingungen
‚Futura Solutions‘ verarbeitet Daten im Auftrag von ‚Kunde‘ sowie von ‚Lieferant‘. Insofern und vor diesem Hintergrund ist ‚Futura Solutions‘ im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) (siehe Art. 4, Abs. 8) „Auftragsverarbeiter“. ‚Kunde‘, als „Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO (siehe Art. 4 Abs. 7) nutzt die Cloud-basierte Einkaufs- und Beschaffungsplattform FUTURA®, um mit ‚Lieferant’ vernetzt zusammenzuarbeiten. Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Cloud-basierten Einkaufs- und Beschaffungsplattform FUTURA®, von ‚Futura Solutions‘ für ‚Lieferant‘. Die separate Datenschutzerklärung für FUTURA® ist integraler Bestandteil dieser Nutzungsbedingungen.
3. Nutzung des FUTURA® Supplier Portals
Die erste Nutzung des FUTURA® Supplier Portals findet durch ‚Lieferant‘ statt, wenn er, initiiert durch einen Geschäftspartner (‚Kunde‘), eine Einladung zum Austausch von ‚Informationen‘ über FUTURA® erhält und auf ‚Informationen‘ von ‚Kunde‘ in FUTURA® zugreift. Diese Nutzung durch ‚Lieferant‘ von FUTURA® ist für ihn kostenfrei.
4. Leistungen von ‚Futura Solutions‘
‚Futura Solutions‘ ist nicht verantwortlich für das Zustandekommen oder auch Nichtzustandekommen einer Geschäftsbeziehung zwischen ‚Lieferant’ und ‚Kunde‘. Mit der Durchführung von bestimmten Aktivitäten über FUTURA® durch ‚Lieferant’ erfolgt keine automatische Beauftragung bzw. Bestellung an ‚Lieferant‘.
Vielmehr weist ‚Futura Solutions‘ darauf hin, dass in einer Geschäftsbeziehung zwischen 'Lieferant‘ und ‚Kunde‘ grundsätzlich die jeweiligen Einkaufsbedingungen von ‚Kunde‘ gelten.
Sämtliche über FUTURA® eingestellten ‚Informationen‘ werden ab der Einstellung für mindestens 90 Tage in FUTURA® vorgehalten und gespeichert. Anschließend behält sich ‚Futura Solutions‘ das Recht vor, die Daten zu löschen, es sei denn, dass mit ‚Kunde‘ eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vereinbart worden ist oder einer Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Die Aufbewahrungsfrist ist grundsätzlich im Vertrag mit ‚Kunde‘ geregelt.
5. Rechte von ‚Lieferant‘ als „Betroffener“
Vor dem Hintergrund der Aufbewahrung von ‚Informationen‘ in FUTURA® haben ‚Lieferant‘ als „Betroffener“ das Recht zur Löschung seiner personenbezogenen Daten, wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten fehlt oder weggefallen ist. In diesem Fall muss ‚Lieferant‘ als „Betroffener“ die Löschung seiner Daten (dies gilt auch für die Korrektur von unrichtigen oder unvollständigen Daten) bei „Verantwortlicher“, sprich bei seinem jeweiligen Geschäftspartner (‚Kunde‘) verlangen, wenn dieser die Daten in FUTURA® erhoben hat. ‚Futura Solutions‘ als „Auftragsverarbeiter“ ist nicht autorisiert, Daten und dabei insbesondere personenbezogene Daten zu korrigieren oder zu löschen.
Weitere Ausführungen zur DSGVO sind im Dokument „Datenschutzerklärung für die Nutzung von FUTURA®“ (siehe auch Ziff. 2) zu finden.
6. Zugang zum FUTURA® Supplier Portal
Der Zugang zum FUTURA® Supplier Portal erfolgt über das Internet über einen Browser im Rahmen der bestehenden technischen und betrieblichen Möglichkeiten für Daten- oder Mobilfunknetze nach den dafür geltenden Bedingungen des jeweiligen Netzbetreibers von ‚Lieferant‘. ‚Futura Solutions‘ ist hierbei nicht verantwortlich für die Verfügbarkeit und Bereitstellung von Leistungen durch Netzbetreiber von ‚Lieferant‘.
Durch die Einladung von ‚Kunde‘ und die damit einhergehende Registrierung als neuer Lieferant in FUTURA® wird zunächst ein sogenanntes „Nutzerkonto“ in FUTURA® für ‚Lieferant‘ zur Nutzung/Verfügung bereitgestellt. Dabei werden zunächst die Daten von ‚Lieferant‘ herangezogen (dabei auch personenbezogene Daten wie z.B. die E-Mail-Adresse), die von ‚Kunde‘ in FUTURA® erhoben wurden. Dieses Nutzerkonto ist Voraussetzung zur Teilnahme und Nutzung von FUTURA® durch ‚Lieferant‘, zum Austausch von ‚Informationen‘ mit seinem Geschäftspartner (‚Kunde‘).
In der Folge der Einladung werden zum angelegten ‚Nutzerkonto‘ die erforderlichen Zugangsdaten (Firmen-Login, Benutzername sowie Einmal-Passwort) aus Sicherheitsgründen in verschiedenen E-Mails, an ‚Lieferant‘ geschickt. Mit diesen Zugangsdaten kann sich ‚Lieferant‘ in FUTURA® einloggen. Dabei muss das Einmal-Passwort nach einer vorgegebenen Passwortmanagementregel durch ‚Lieferant‘ geändert werden.
Nach dem ersten Einloggen, zur Aktivierung des Nutzerkontos wird ‚Lieferant‘ gebeten die Datenschutzerklärung für den Cloud-Service FUTURA® zur Kenntnis zu nehmen sowie die Allgemeinen Nutzungsbedingungen zu bestätigen. Zudem hat ‚Lieferant‘ nach dem ersten Einloggen die Möglichkeit zu entscheiden, sich auch für andere ‚Kunden‘, die die Cloud-basierte Einkaufs- und Beschaffungsplattform FUTURA® nutzen, sichtbar zu machen. Die Sichtbarkeit für andere Unternehmen kann jederzeit zurückgenommen werden bzw. auch zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert werden. Mit der Bestätigung dieser Allgemeinen Nutzungsbedingungen sowie der Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung willigt ‚Lieferant‘ auch ein bzw. stimmt zu der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten (siehe Art. 6 Abs. 1 (a)). In diesem Fall wird das Konto nach dem Anlegen nun auch aktiviert. Mit der Aktivierung des Zugangs durch ‚Lieferant‘ wird dieser für seine in der Folge eigenständig erhobenen personenbezogenen Daten selbst „Verantwortlicher“.
Für den Fall, dass ‚Lieferant‘ die Datenschutzerklärung nicht zur Kenntnis nimmt und diesen Allgemeinen Nutzungsbedingungen zugleich nicht zustimmt und/oder zudem der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten widerspricht bzw. ‚Lieferant‘ auf die Einladung von ‚Kunde‘ nicht innerhalb einer bestimmten Frist reagiert, um den Anmeldeprozess abzuschließen und das Nutzerkonto zu aktivieren, wird dieser Zugang mit den von ‚Kunde‘ erhobenen personenbezogenen Daten automatisiert in FUTURA® gelöscht. Die Frist dafür beträgt 90 Tage nach der Versendung der Einladung von ‚Kunde‘. Über diesen Sachverhalt wird ‚Kunde‘ per E-Mail informiert.
7. Verfügbarkeit des FUTURA® Supplier Portals
Das FUTURA® Supplier Portal steht ‚Lieferant‘ im Allgemeinen 24 Stunden an sieben (7) Tagen die Woche zur Verfügung. Bei Wartungsarbeiten kann es zu kurzfristigen Abschaltungen (in der Regel nachts) kommen. Die Nutzer des Systems werden bei planmäßigen Wartungsarbeiten mindestens eine (1) Woche vor den entsprechenden Arbeiten auf die Abschaltung bzw. Unterbrechung hingewiesen.
‚Futura Solutions‘ hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit der Übertragungswege der jeweiligen Netzbetreiber. Anspruch auf Schadenersatz durch Nichtverfügbarkeit des FUTURA® Supplier Portals ist ausgeschlossen. Jeder Nutzer des FUTURA® Supplier Portals ist verpflichtet, selbst für geeignete Geräte und Netzanbindung zur Nutzung des Systems zu sorgen.
Durch das Support-Team ist montags bis freitags ein Support in der Zeit von 08:00 bis 18:00 Uhr MEZ / MESZ gewährleistet. Besondere Supportzeiten sind im Einzelnen in den Verträgen mit ‚Kunde‘ geregelt.
8. Protokollierungen einschließlich Cookies
Das FUTURA® Supplier Portal sammelt bestimmte Informationen automatisch und speichert diese in Protokoll- bzw. Logdateien. Zu diesen Informationen zählen u.a. IP-Adressen, verwendete Browser, Internetanbieter, Datums- und Zeitstempel. Zudem werden sogenannte Session-Cookies sowie Persistent-Cookies eingesetzt, die eine bestimmte Laufzeit haben. Sogenannte „Remember-Me“-Cookies kommen nicht zum Einsatz. Vielmehr werden die o.g. Cookies für die Funktionsfähigkeit der Anwendung sowie für Maßnahmen zur Anwendungssicherheit verwendet. Des Weiteren werden daraus resultierende Informationen nicht an Dritte weitergegeben. Im FUTURA® Supplier Portal werden keine Cookies mit Werbung oder Tracking-Funktionen von Drittparteien auf den Computern von ‚Lieferanten‘ platziert. Falls der Browser von ‚Lieferant‘ so konfiguriert ist, dass Cookies des FUTURA® Supplier Portal Portals nicht akzeptiert werden, kann ‚Lieferant‘ nicht auf das FUTURA® Supplier Portal zugreifen bzw. die Anwendung nicht bedient werden.
9. Pflichten und Obliegenheiten von ‚Lieferant‘
‚Lieferant‘ ist insbesondere verpflichtet:
a. Das FUTURA® Supplier Portal nicht missbräuchlich zu nutzen.
b. Über das FUTURA® Supplier Portal erhaltene Daten und Dokumente, kurz ‚Informationen‘ (hierzu zählen auch die Systemdokumentationen und ggf. gefertigte Screenshots der Anwendung) weder an Dritte weiterzugeben noch irgend anders gewerblich zu vervielfältigen oder zu verwerten.
10. Nutzung durch Dritte
‚Lieferant‘ ist es nicht gestattet, den ihm zugeordneten Zugang für das FUTURA® Supplier Portal, insbesondere die Benutzerdaten und Zugangskennung bzw. die Daten zu seinem Nutzerkonto, außenstehenden Dritten zur Benutzung zur Verfügung zu stellen.
‚Lieferant‘ ist verpflichtet ‚Futura Solutions‘ unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, wenn ‚Lieferant‘ den unbefugten Gebrauch seiner Benutzerdaten feststellt. ‚Futura Solutions‘ ist berechtigt den Zugang von ‚Lieferant‘ zu sperren, wenn ‚Futura Solutions‘ eine Nutzung durch einen Dritten feststellt.
11. Urheber- und Nutzungsrechte
‚Lieferant‘ erhält das nicht ausschließliche und lediglich für die Laufzeit der Bearbeitung eines Geschäftsvorgangs (z.B. Ausschreibung, Auktion oder Abrechnung) zeitlich beschränkte Recht, mithilfe bestimmter Browser das FUTURA® Supplier Portal zu nutzen.
Alle über das FUTURA® Supplier Portal an ‚Lieferant‘ übermittelten ‚Informationen‘ sind nur für den Eigenbedarf von ‚Lieferant‘ bestimmt. Die elektronische Mehrfachnutzung bzw. Weitergabe von ‚Informationen‘ an Dritte ist untersagt. ‚Lieferant‘ ist es nicht gestattet, die vom FUTURA® Supplier Portal übermittelten ‚Informationen‘ zu vervielfältigen (außer zur eigenen Nutzung), in irgendeiner Form zu vertreiben oder zu verkaufen, zu veröffentlichen oder anderweitig zu übertragen und insofern geschäftsmäßig zu verwerten.
12. Verschwiegenheit und Datenschutz
‚Futura Solutions‘ verpflichtet sich, sämtliche ihrer im Rahmen der Geschäftsverbindung zugänglich werdenden ‚Informationen‘, die als vertraulich bezeichnet oder aufgrund sonstiger Umstände als vertraulich, insbesondere als Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse, erkennbar sind, unbefristet geheim zu halten und – so weit nicht zur Erreichung des Vertragszwecks geboten bzw. notwendig – weder aufzuzeichnen noch an Dritte weiterzugeben oder in irgendeiner Weise zu verwerten.
‚Futura Solutions‘ wird bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), beachten.
Mitarbeiter von ‚Futura Solutions‘ sowie eingeschaltete Dritte (z.B. Erfüllungsgehilfen) sind im Sinne der DSGVO auf die Vertraulichkeit personenbezogener Daten verpflichtet.
13. Personenbezogene Daten von ‚Lieferant‘
‚Futura Solutions‘ als „Auftragsverarbeiter“ für ‚Kunde‘ behandelt grundsätzlich personenbezogene Daten von ‚Lieferant‘ („Betroffener“) vertraulich. Diese Vertraulichkeit bleibt auch dann bestehen, wenn ‚Lieferant‘ unter Verwendung der Funktion „auch für andere Unternehmen sichtbar“ seine personenbezogenen Daten und Kontaktinformationen für sämtliche anderen Unternehmen, die den Cloud-Service FUTURA® nutzen, sichtbar macht und ‚Lieferant‘ dadurch automatisch für seine personenbezogenen Daten zu „Verantwortlicher“ wird. Auch in dieser Konstellation bleibt ‚Futura Solutions‘ „Auftragsverarbeiter“, in diesem Fall allerdings für ‚Lieferant‘ als „Verantwortlicher“.
‚Lieferant‘ als „Betroffener“ im Sinne der DSGVO kann Kollegen als weitere Ansprechpartner, z.B. als seine Vertreter im FUTURA® Supplier Portal anlegen. Mit dem Anlegen weiterer Kollegen und Ansprechpartner durch ‚Lieferant‘ wird er für diese Personen und insbesondere dabei für ihre personenbezogenen Daten „Verantwortlicher“. ‚Lieferant‘ muss sich intern, außerhalb des FUTURA® Supplier Portal, die Genehmigung von diesen Kollegen und Ansprechpartnern einholen, dass er diese Daten im FUTURA® Supplier Portal erheben darf. Sodann gelten die Rechte des Kollegen und Ansprechpartnern als „Betroffener“ gegenüber ‚Lieferant‘ als „Verantwortlicher“ gemäß Ziff. 5 (Rechte von ‚Lieferant‘ als Betroffener“).
14. Änderung der ANB
Änderungen dieser Allgemeinen Nutzungsbedingungen sowie der Datenschutzerklärung für das FUTURA® Supplier Portal werden ‚Lieferant‘ über das FUTURA® Supplier Portal mitgeteilt. Bei einer Änderung muss das entspreche Dokument erneut bestätigt bzw. zur Kenntnis genommen werden.
15. Erfüllungsort / Haftung
Ort der Leistungserbringung (Erfüllungsort) ist der Sitz der Futura Solutions GmbH (Wiesbaden, Deutschland). Dies gilt insbesondere auch für die weltweite Nutzung der Cloud-basierte Einkaufs- und Beschaffungsplattform FUTURA®. Für schadenverursachende Ereignisse, die auf Übertragungswegen der jeweiligen Netzbetreiber eingetreten sind oder in einer Vermittlungseinrichtung der Netzbetreiber, haftet ‚Futura Solutions‘ gegenüber ‚Nutzer‘ nicht.
‚Futura Solutions‘ übernimmt keine Gewährleistung für die Übereinstimmung der Systemuhrzeit der Cloud-basierten Anwendung FUTURA® mit der Uhrzeit der jeweiligen Zeitzone.
Im Übrigen haftet ‚Futura Solutions‘ nur für Vorsatz und bei grober Fahrlässigkeit.
Die Haftung für alle übrigen Schäden ist ausgeschlossen, wobei die Haftung nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes unberührt bleibt.
‚Futura Solutions‘ übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der angebotenen und übermittelten Daten. ‚Futura Solutions‘ schließt die Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität von Bedienungshinweisen aus.
‚Futura Solutions‘ übernimmt keine Haftung für den Inhalt der angebotenen und übermittelten Daten.
16. Schlussbestimmungen
Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen gelten in Rechten und Pflichten auch für alle Rechtsnachfolger der Parteien.
a. Änderungen, Ergänzungen, Erklärungen, Mitteilung, Nachträge und notwendige Zustimmungserklärungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Nebenabreden wurden nicht getroffen.
b. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist der Sitz der Futura Solutions GmbH.
Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, oder sollte diese eine Lücke enthalten, so bleiben die übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung gilt dann eine wirksame Bestimmung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt, das Gleiche gilt im Fall einer Lücke.
Futura Solutions GmbH, Wiesbaden, Deutschland (Stand: 16.08.2023)